Memba soigne les contrats de Pfizer

Pfizer contractualise la fourniture des prescriptions de tous les hôpitaux au Royaume-Uni. Memba Context gère ce processus contractuel en le rendant visible, compréhensible et efficace.

le 29 octobre 2004

Historique

Pfizer est devenu la plus grande compagnie pharmaceutique du Royaume-Uni après le rachat de Pharmacia en 2003. Pfizer est le premier fournisseur de médicaments de la NHS (sécurité sociale locale). En 2002, 2.7 millions de personnes ont utilisé des médicaments Pfizer au Royaume-Uni.

Pfizer vend ses produits prescrits dans le cadre de contrats commerciaux avec les hôpitaux. Les procédures d’appel d’offre, d’attribution, et de fourniture sont extrêmement complexes et strictement encadrées par la législation.

Memba Context a été choisi lorsque Pfizer a pris conscience du besoin d’un système leur permettant d’anticiper les nouvelles opportunités commerciales et de fournir à la direction des tableaux de bord précis. Memba Context leur permet de vérifier que leurs contrats sont aussi efficaces que leurs produits.

Problématique

Chaque pays du Royaume-Uni a sa propre autorité de régulation contractuelle. En Angleterre, les hôpitaux gèrent leur approvisionnement de manière régionale.

En plus, de petits consortiums achètent des produits qui ne rentrent pas dans le processus général, et des regroupements d’hôpitaux négocient en direct avec Pfizer leur approvisionnement.

Pfizer gère la distribution de ses produits via un réseau de grossistes.

 » L’achat de produits pharmaceutiques rentre dans le cadre d’un processus d’acquisition de marché public clairement défini  » explique Ian Hoban responsable commercial chez Pfizer.  » Nous avons besoin d’un système qui nous aide à gérer ce processus, à suivre les appels d’offres, leurs attributions, prévenir les grossistes et qui nous permette d’avoir un tableau de bord regroupant les informations importantes. Pfizer utilisait jusqu’ici différents bilans, des mails et faxs pour répondre aux appels d’offres, gérer le processus et pour informer les employés des futures opportunités. Apres l’acquisition de Pharmacia et l’intégration de ses outils, une solution était indispensable pour gérer le processus en place. L’objectif principal de cet outil était de réunir tous les contrats relatifs aux soins dans un même endroit  » résume Ian Hoban.

La Solution

Pfizer a commencé à rechercher une solution en juin 2003 en envisageant initialement un développement interne. Son choix s’est finalement porté sur Memba Context. Un des principaux atouts de Memba Context est sa flexibilité. De nouveaux processus contractuels sont continuellement intégrés. La grande flexibilité de Memba Context lui permet de s’adapter aux nouveaux processus.

Un autre point clé était la visibilité et le partage des informations entre les intervenants. Pfizer a plusieurs centaines de contrats concernant tous les Hôpitaux publics ou privés au Royaume-Uni.

 » Nous pouvons être responsables d’un appel d’offre de 300 produits parmi lesquels seulement 30 sont les nôtres  » commente Ian Hobban.  » Lorsque nous voulions budgétiser notre offre, nous voulions être capables de regarder ce qui s’était passé dans les offres précédentes. Memba Context nous offre cette possibilité de manière rapide et efficace « .

Memba et Pfizer ont réuni et intégré toutes les informations et les contrats disponibles relatifs aux pharmacies, ainsi que l’ensemble du catalogue produits. Les outils de workflow de Context ont été configurés pour automatiser les tâches et les étapes associées à la vie d’un contrat.

Bénéfices

 » Je suis ravi des résultats,  » confirme Ian Hoban.  » Si une offre arrive, elle est automatiquement affichée, afin que quelqu’un puisse s’en occuper. Nous sommes capable d’anticiper les étapes importantes des contrats et les nouvelles opportunités. Cela permet de planifier notre activité en conséquence. Il ne nous faut aujourd’hui que quelques minutes pour rassembler les informations contre plusieurs heures auparavant. Un autre bénéfice majeur est la visibilité de l’information dans notre organisation. C’est aujourd’hui très simple pour un Responsable produit de connaître ses opportunités pour les 6 mois suivants, ou les affaires sécurisées d’ici la fin de l’année fiscale. Sans Memba Context ces informations étaient très difficiles à réunir « .

Pfizer a ajouté des fonctionnalités qui permettent d’automatiser certaines opérations de back office associées à la distribution via des grossistes. Ces opérations étaient auparavant faites à la main. Cela représente une économie notable de temps et d’argent pour leur supply chain.

Selon Ian Hoban :  » Nous avions besoin d’une solution qui nous permette d’avoir un accès rapide à des informations à jour. C’est exactement ce que Memba Context nous a apporté « .

A propos de Memba

Memba® est le premier éditeur européen de logiciels de gestion des contrats et des relations commerciales. Memba aide les entreprises à améliorer la Gestion du Cycle de vie de leurs Contrats. Memba propose deux solutions complémentaires : Memba Genesis – outil indispensable pour la rédaction et la gestion de documents contractuels – et Memba Context – plate-forme collaborative de gestion des contrats de l’entreprise. Les solutions de Memba sont certifiées Windows 95/98/Me/2000/XPâ , Microsoft Internet Explorer 5 ou plus, Netscape Navigator 7 ou plus, Sun Java Virtual Machine 1.4.2 , bases de données Microsoft SQLServerä,Access, ou ORACLE.

Les bureaux européens de Memba sont à Hammersmith, Londres UK