La Mairie de Huisseau dématérialise ses courriers avec ELO

Quatre fois moins de photocopies – Plus de transparence !

Paris et Stuttgart le 11 octobre 2010

Emboîtant le pas à la dématérialisation des marchés publics intervenue en janvier 2010, la Mairie de Huisseau-sur-Cosson, 2.200 habitants, située entre Blois et Chambord, a entrepris la dématérialisation de ses courriers avec ELOprofessional, solution de gestion du document, d’archivage numérique et de gestion du workflow de l’éditeur ELO Digital Office.

Afin de réduire le papier consommé pour les courriers et les circulaires et pour une meilleure distribution entre ses différents services, la Mairie de Huisseau a décidé d’opter pour une solution de dématérialisation. Son choix s’est porté sur ELOprofessional pour sa simplicité d’utilisation, qui reprend les logiques de rangement bien connues : dossier, intercalaire, classeur, armoire, étagère, désormais représentés par des icônes.

« Nous souhaitions une solution souple, qui s’adapte à notre organisation et qui nous permette d’avoir une meilleure connaissance des courriers et des dossiers pour le suivi des projets. Le prestataire DMS nous a présenté ELOprofessional. Nous l’avons vite choisi pour la panoplie de fonctionnalités offertes et pour son ergonomie, » explique Monsieur Michelin, Maire Adjoint chargé des Finances. « Le personnel et les élus se sont vite appropriés l’outil et les formations leur ont permis d’approfondir les fonctionnalités avancées. »

Tous les courriers et dossiers sont visualisables par les personnes autorisées. Un schéma décrit les droits de lecture, d’écriture, de modification, d’approbation, de signature et de diffusion auprès des administratifs et des élus. D’après Monsieur Michelin, le nombre de photocopies a été divisé par 4 depuis l’utilisation d’ELOprofessional. Il confirme surtout que l’accès aux dossiers Projets et Travaux facilite considérablement le suivi et la réactivité des personnels.

Les documents de la comptabilité, de l’urbanisme, de la gestion du Service Enfance-Jeunesse, de l’Animation et des Loisirs comme l’ensemble des courriers sont scannés et dirigés vers le bon destinataire. Seule l’image de la facture circule, et non plus le document, directement archivé. De même, la mairie reçoit de plus en plus de documents dématérialisés et les fax arrivent sous forme numérique dans ELO. Ils sont ensuite ventilés aux bonnes personnes comme pour les courriers.

La Dématérialisation est donc opérationnelle avec les Unités Administratives des Finances, de la Préfecture et du Conseil Général. Les Marchés Publics sont également intégrés dans cette procédure. Les échanges avec les notaires sont automatisés, la signature électronique est prévue pour 2012.

« Avec cette nouvelle organisation, nous gagnons en rapidité d’information et en homogénéité. Nous pouvons retracer le parcours d’un document et vérifier que toutes les personnes concernées l’ont bien reçu. L’accès à l’information et aux archives est également plus rapide, grâce à l’utilisation du moteur de recherche. ELOprofessional est devenu un vecteur de communication interne incontournable, » se réjouit l’adjoint aux finances.

A propos d’ELO Digital Office

La société ELO Digital Office développe et distribue des solutions logicielles hautes performances de gestion du document, d’archivage numérique, de gestion des processus et de gestion de contenu.

Autrefois filiale du groupe Leitz, leader européen de produits de bureau, ELO Digital Office est autonome depuis 1998 et compte parmi les leaders européens sur le marché de la gestion documentaire et d’archivage. La société opère au niveau mondial et dispose de plusieurs filiales internationales (en Europe de l’Est, Europe de l’Ouest, Asie et Australie) avec une maison mère basée à Stuttgart en Allemagne. ELO travaille avec des partenaires qui gèrent les 350.000 utilisateurs de ses solutions dans le monde. La société entretient des relations privilégiées avec de nombreux partenaires technologiques matériels et logiciels dont Microsoft, Hewlett-Packard, Sun Microsystems, Kyocera et Kodak.

La gamme de produits ELO® répond à toutes les exigences des systèmes de gestion d’entreprise modernes et constitue une plate-forme idéale pour la gestion des informations. ELOoffice, solution d’entrée de gamme pour la gestion documentaire et d’archivage, est parfaite pour les petites entreprises ou les indépendants. La solution modulaire client/serveur ELOprofessional est conçue pour les entreprises moyennes. Finalement, ELOenterprise, solution de haut de gamme, offre aux groupes l’évolutivité et l’intégration optimales de portail dont ils ont besoin. Les produits sont compatibles entre eux, il est possible à tout moment de procéder à un échange de données ou à une migration.

Les produits ELO® sont mis en œuvre dans les secteurs les plus divers, ceci est dû à la flexibilité et à la performance remarquable de la gamme de produits. Des clients renommés comme Lufthansa, Airbus, EADS, la ville de Zurich, Pernod Ricard, EMS Chimie, Scania Suisse, IKEA Suisse, le canton de Bâle-Ville, Coop Mineraloel AG, ainsi que bon nombre d’administrations ont opté pour ELO en raison de l’excellente qualité des produits de la société. De plus, ELO Digital Office développe des produits spécifiques pour le groupe Esselte/Leitz ainsi que des solutions clients dans le domaine de la gestion des dossiers.