Le Club Med choisit Docoon pour l’archivage électronique de ses contrats de vente
Boulogne le 20 juin 2011
Le Club Méditerranée vient de déployer une solution innovante pour remplacer les envois papier de contrats clients, par un processus automatisé qui gère les envois et les archives sous forme électronique en mode SAAS. Sur un plan juridique, la solution installée permet ainsi de bénéficier de la même valeur qu’un contrat papier. Après avoir consulté différents fournisseurs, la solution retenue par le Club Méditerranée a été réalisée par l’opérateur de Confiance Numérique Docoon, filiale STS Group qui a su répondre aux différentes contraintes du projet.
Une première contrainte venait des services achat et juridique qui devaient se doter d’une solution d’archivage électronique à valeur probante, condition sine qua non pour s’affranchir du papier.
« Nous devions nous assurer de la valeur du contrat envoyé électroniquement et de son opposabilité en cas de litige. Pour satisfaire à cette exigence, notre service juridique nous imposait d’archiver les contrats avec une solution garantissant l’intégrité, la pérennité et la valeur probante des documents » déclarent André Bourlat et Diane Limouzineau, respectivement responsable DSI du projet et acheteuse au Club Méditerranée.
A cette contrainte juridique s’ajoutait celle de l’intégration de la solution dans l’environnement IT, les processus existants et de communiquer avec le routeur du Club Méditerranée, chargé de l’envoi de contrats. L’opérateur Docoon fort de son expertise a réussi à s’intégrer de manière non intrusive dans les processus existants et a déployé sa solution en une dizaine de jours avec la DSI du club Méditerranée basée en France. Cette solution a été pour l’instant déployée pour tous les contrats de vente de la France gérés, envoyés et archivés électroniquement ; Ces contrats proviennent des agences directes du Club Méditerranée à Paris mais également des agences de voyages indirectes. Les autres pays seront amenés à déployer aussi cette solution en fonction de leurs contraintes juridiques.
Avec un geste pour l’environnement, la solution réalisée par Docoon a également permis de générer un ROI direct puisque les coûts d’envoi des contrats papier se sont vus diminuer de manière significative. Les avantages sont tels que le Club Méditerranée étudie sérieusement la possibilité d’étendre cette solution sur d’autres types de documents. Envoi de contrats tracés, et archivage électronique sont l’une des applications possibles pour la création d’un environnement de Confiance Numérique proposé par Docoon. Un outil de confiance désormais adopté par le Club Méditerranée.
STS Group commercialise son offre logicielle de solutions de confiance numérique en mode indirect au travers de partenariats internationaux conclus avec des opérateurs présents localement sur les continents d’Europe, d’Amérique du Nord et Latine, d’Afrique du Nord et d’Asie.
A propos de Docoon
Créée en 2000, Docoon est une joint-venture avec STS Group, l’éditeur français spécialisé dans les logiciels de preuve, d’échange et d’archivage numérique, représentant une référence dans le domaine de la confiance numérique. L’entreprise est le fruit de l’expérience acquise pendant plus de 20 ans dans la gestion documentaire, la diffusion de données et l’exploitation de logiciels en mode SAAS. Dynaio a été développé par ses fondateurs. Il s’agit d’un outil puissant qui permet d’orchestrer les flux de données et les documents numériques. Il est la colonne vertébrale de toutes les solutions proposées par Docoon. Grâce aux briques technologiques de STS Group et de Dynaio, Docoon opère plusieurs types de solutions en mode SAAS. Elles sont à la fois génériques et métier.
