ELO Digital Office ajoute le scan rapide avec un smartphone dans ELOoffice 10.5

Paris le 26 octobre 2015

ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, annonce la sortie d’ELOoffice10.5, une application « ELO QuickScan » faisant son apparition dans cet outil de GED réservé aux Très Petites Entreprises (TPE). Depuis un smartphone, les utilisateurs d’ELOoffice 10.5 peuvent désormais scanner et archiver leurs documents. Cette appli est disponible sur l’app store pour les systèmes d’exploitation Android et iOS. Autre nouveauté de cette dernière version d’ELOoffice : une structure de dossier standard convenant à toutes les activités et des modèles de formulaires universels pour les documents les plus courants.

Grâce à la nouvelle fonction ‚ELO QuickScan’, les utilisateurs peuvent utiliser leur smartphone pour une numérisation simple et rapide. De gros volumes d’images ou de documents peuvent ainsi être scannés en un clin d’œil. Si l’appareil est relié à l’archive ELOoffice, les documents scannés peuvent être sélectionnés d’un simple clic, puis déposés dans la boîte de réception ou par exemple dans le dossier du client concerné. L’application dispose d’algorithmes d’amélioration de l’image ainsi qu’une détection de zones et de bordures. D’autres retouches peuvent être effectuées manuellement.

ELOoffice 10.5 propose également une nouvelle structure universelle de documents avec des modèles pour les plus courants comme les factures, utilisables directement depuis l’archive, et applicable à tout type d’activité. Les utilisateurs disposent de plusieurs options permettant de modifier manuellement ces modèles pour les adapter à leurs besoins spécifiques.

Par ailleurs, ELO Digital Office a amélioré la fonction ‚ELO Print&Archive’. Elle consiste à connecter ELO avec un logiciel métier et à extraire les données de ce logiciel pour les convertir en documents archivables à long terme, en utilisant l’imprimante PDF d’ELO. La configuration du système a également été simplifiée et propose de nouveaux modèles de documents pour différents logiciels.

Comme dans les précédentes versions, les utilisateurs peuvent toujours créer des documents dans Microsoft Office et les archiver directement dans ELOoffice. Les documents de l’entreprise sont ainsi centralisés en un seul emplacement, ce qui permet à tous les salariés autorisés d’y accéder, même depuis un appareil mobile, grâce à ‚ELO MobileConnector’. Celui-ci synchronise les données entre ELO et l’appareil de l’utilisateur. Dans cette version, la boîte de dialogue est plus claire, la synchronisation se fait automatiquement au lancement d’ ELOoffice et les options de connexions sont plus complètes.

En résulte un stockage de documents plus rapide et conforme aux réglementations en vigueur. Les documents papiers sont numérisés en un clic de souris et automatiquement classés dans le bon dossier, même s’il s’agit d’une pile de documents. Les formats d’archivage TIFF et PDF/A en lecture seule ont été choisis pour un archivage à long terme. Ils garantissent la lecture des documents stockés plusieurs années après leur archivage dans ELO.

A propos de la société ELO Digital Office GmbH

ELO Digital Office développe et distribue des solutions logicielles de gestion documentaire, d’archivage numérique et de gestion des processus. Ainsi, ELO couvre la totalité de l’éventail de l’Enterprise Content Management. La gamme de produit se compose de trois lignes : ELOoffice (solution d’entrée pour les petites entreprises et les indépendants), ELOprofessional (solution modulaire client/serveur pour les moyennes entreprises) et ELOenterprise (le produit-phare pouvant être mis en place dans les grandes entreprises et les groupes). Ces trois logiciels sont parfaitement compatibles. En 1998, ELO Digital Office a été détaché du groupe Louis Leitz pour devenir une unité autonome. Les directeurs sont Karl Heinz Mosbach et Matthias Thiele. ELO, dont le siège est à Stuttgart, compte 480 collaborateurs. Les succursales se trouvent en Europe, en Asie, en Australie et en Amérique du Sud. Grâce au réseau de partenaires système, plus de 600 000 postes de travail sont équipés avec ELO. L’entreprise entretient également de nombreux partenariats stratégiques avec des fabricants de matériel informatique et de logiciels. Information complémentaires : www.elo.com.