Le Syndicat Mixte des Systèmes d’Information (SII) passe au travail collaboratif avec ELO Digital Office

Un projet coordonné par l’intégrateur GED : OPUS Technologies Int.

Paris le 25 mai 2016

ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, annonce que le Syndicat Mixte des Systèmes d’Information (SII) a retenu ses solutions de GED pour créer des espaces de travail collaboratif, sur les conseils de la société OPUS Technologies Int., expert de la dématérialisation.

Œuvrant comme la Direction des Systèmes d’Informations de ses adhérents (plus de 3000 postes connectés), le SII désirait créer des espaces de travail collaboratifs pour ses derniers (les villes de Bobigny, La Courneuve, Le Blanc-Mesnil et Tremblay-en-France, les syndicats de restauration Siresco et Syrec, et autres partenaires). Ne possédant pas d’expertise particulière en classification et archivage des documents, le SII a cherché à se faire accompagner par une société experte en la matière : OPUS Technologies Int. a été retenue et, après étude du besoin du SII, cette dernière a conseillé la solution de GED ELO.

L’objectif du SII est de créer des espaces de travail collaboratif permettant d’échanger des informations, de travailler conjointement sur des projets entre équipes ou avec des intervenants externes, afin que chacun accède à la bonne version du document, même à partir d’un site distant.

Le cahier des charges du SII spécifiait un outil de GED collaborative permettant de gérer des espaces de partage accessibles depuis les collectivités et par leurs partenaires. Le produit devait posséder une gestion fine des droits d’accès pour des raisons de sécurité, offrir la possibilité de modifier les documents en ligne, disposer d’un processus de validation documentaire, et gérer les différentes versions des documents.

« ELO nous a séduit par son rapport Qualité/Technologie/Prix et par sa totale intégration avec les outils de bureautique notamment de Microsoft Office : Environ 80 % de nos utilisateurs accéderont de manière transparente à ELO au travers de leur traitement de texte ou tableur » se réjouit Didier Keon, Responsable AMO/NTIC pour le SII. « Nous apprécions sa manière de gérer les droits d’accès et son agilité avec des mises à jours régulières, sans oublier la réactivité des équipes ELO qui nous accompagnent aussi sur notre projet pour l’archivage à valeur probante. »

Après la phase de validation des processus, une dizaine de personnes du SII et une cinquantaine d’agents des services techniques, marchés et Informatique, de la ville pilote de Tremblay-en-France utiliseront ELO. A terme, ce sont entre 400 et 900 agents qui traiteront leurs documents avec ELO.

Avec la GED ELO, toute la production bureautique est aisément classée. L’accès aux documents est indépendant de leur emplacement. Chaque projet correspond à un dossier accessible aux seules personnes autorisées. Les factures, devis, appels d’offre, cahiers des charges sont indexés avec des mots clés prédéfinis ou ajoutés, et un moteur de recherche plein texte permet de retrouver les documents : seuls les documents pour lesquels l’agent possède les droits d’accès s’affichent comme résultats de la recherche. L’agent peut également s’abonner à un dossier pour être informé dès qu’un nouveau document fait son apparition ou dès qu’une modification est opérée, pour une interaction équivalente à celle des réseaux sociaux.

« OPUS Technologies Int. s’est révélé être un véritable partenaire sur ce projet. Non seulement ils ont trouvé la solution qui nous correspondait, ils l’ont paramétrée mais surtout, ils nous ont accompagné dans la classification et l’indexation des documents. Ils nous ont aidés à affiner et à spécifier certaines informations. Leur grande expérience de ce type de projet nous a été précieuse. » ajoute Didier Keon.

Grâce aux solutions ELO, les utilisateurs ne changent pas leurs habitudes, ils travaillent avec leurs outils de bureautique habituels et le classement se fait en toute transparence. De plus, la GED ELO propose une gestion des processus simple qui permet de créer un schéma de validation par lequel chaque document doit passer avant d’être publié. Toute la vie du document est prise en compte.

A propos du Syndicat Mixte des Systèmes d’Information (SII)

Le SII est un syndicat mixte fermé créé en 1971 mettant à disposition de ses adhérents (4 villes et 3 EPCI) et partenaires (divers établissements communaux ou intercommunaux) des ressources informatiques applicatives, techniques et humaines. Doté d’une infrastructure performante et sécurisée à la pointe des technologies, mais également d’une équipe hautement qualifiée, tant sur le plan technique que fonctionnel (métier), le SII propose des services clé en main.http://www.siib.fr/

A propos d’OPUS Technologies Int.

OPUS Technologies International (OTI) est un cabinet de conseil et un intégrateur GED/ECM.  Il accompagne ses Clients sur l’ensemble du processus de transformation numérique : dématérialisation des processus, des documents, des données et des archives. Il assiste métiers, maîtrises d’ouvrage et maîtrises d’œuvre pour la mise en œuvre de solutions de GED, Workflow et Archivage et l’assimilation des nouvelles pratiques documentaires attachées à l’utilisation des outils numériques. OTI propose aussi des services hébergés : archivage et sauvegarde, en mode hébergé complet ou en mode mixte (local avec réplication à distance) sur son site Datacampus (http://www.datacampus.fr/), à Poitiers, sur la Technopole du Futuroscope. Ses clients sont aussi bien de grandes sociétés (BNP PARIBAS, Caisse des Dépôts, Techspace Aero) que des administrations (ANGDM, CDG 83, SIIB) ou des PME (Service Plan Paris, Sofaxis, Almerys). http://www.opusconseils.com/

A propos d’ELO Digital Office GmbH

ELO Digital Office GmbH développe des solutions logicielles pour une gestion de l’information globale dans les entreprises. La gamme de produit se compose de trois lignes : ELOoffice, ELOprofessional et ELOenterprise. En 1998, ELO Digital Office s’est détaché du groupe Louis Leitz pour devenir une unité autonome. Les directeurs en sont Karl Heinz Mosbach et Matthias Thiele. Environ 480 collaborateurs travaillent pour ELO en Europe, en Amérique du Nord, en Amérique du Sud, en Asie et en Australie, dont 250 en Allemagne. ELO Digital office dispose d’un dense réseau de partenaires et entretient également de nombreux partenariats technologiques avec des fabricants de matériel informatique et de logiciels, par exemple IBM, Microsoft et SAP. Informations complémentaires : www.elo.com