Le Conseil Général de la Manche passe à l’e-administration
le 1er juillet 2004
L’e-administration impose aux collectivités territoriales des évolutions techniques, administratives et organisationnelles. Pour assurer son adaptation aux changements, le Conseil Général de la Manche (CG50) a entrepris une démarche d’urbanisation de son système d’information. Cette démarche a été favorisée par les outils de cartographie et les conseils de Mega.
Les collectivités territoriales doivent faire face à de nombreux changements, qui sont autant de défis, depuis la déréglementation jusqu’à la décentralisation, en passant par la mise en place de structures européennes, la recherche d’économies actives, les nouvelles technologies à prendre en compte. Sans oublier l’évolution du contexte réglementaire vers l’e-administration ou l’e-gouvernement, qui impose de pouvoir dématérialiser les actes administratifs.
Cette obligation de réorganisation a évidemment des impacts sur le système d’information. Celui-ci devra être aligné ou réaligné, piloté, optimisé, et surtout mis au service du citoyen dans le cadre de l’e-administration. C’est ce défi qu’a dû relever le Directeur Informatique du Conseil Général de la Manche (CG50), Pierre Avoine.
Les étapes obligatoires qui s’imposent au DI sont les suivantes :
- mieux identifier les périmètres respectifs des SI métiers et de l’architecture informatique
- en tirer les conséquences sur la répartition des responsabilités entre maîtrises d’ouvrage (les chefs de services) et maîtrise d’œuvre (la direction informatique)
- favoriser l’accès à l’autonomie dans l’utilisation du SI.
Des silos applicatifs aux métiers communicants
» La dématérialisation des actes administratifs nécessite des échanges directs entre les applications métiers « , affirme Pierre Avoine.
Or, traditionnellement, les applications métiers sont structurées en silos qui ne communiquent guère entre elles et nécessitent des duplications. A ces applications monolithiques correspondent une multitude de cultures et autant de référentiels métiers. Pierre Avoine a recensé au sein du CG50 plus de 120 métiers, depuis l’assistance sociale jusqu’à la fabrication de routes en passant par les bourses scolaires et les archives. Il faut ajouter à ce cloisonnement technique un manque de communication entre les personnes, lié autant à la technique qu’à la culture, au comportement et à l’organisation.
D’une organisation hiérarchique à un fonctionnement en réseau
» La part de l’utilisateur grandit « , constate Pierre Avoine. » Auparavant, la machine primait sur l’homme. Aujourd’hui, l’initiative de l’homme prend de plus en plus d’importance, ce qui implique une responsabilité plus grande des hommes métiers, et notamment des maîtrises d’ouvrage, c’est-à-dire les chefs de service. «
D’où une nouvelle relation entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage à travers une contractualisation : désormais, ce n’est plus l’informatique qui décide pour la maîtrise d’ouvrage ; la fonction de la maîtrise d’œuvre est de faire de l’assistance à maîtrise d’ouvrage.
L’une des tâches principales de Pierre Avoine a donc été de réorganiser les utilisateurs pour leur donner plus d’autonomie et, par là, leur permettre de mieux remplir leur mission.
» Cette réorganisation répond à un changement de paradigme : nous sommes passés d’une organisation hiérarchique à une organisation en réseau, ou ’adhocracie’ « , explique le DI, qui a créé ce néologisme à partir de la locution latine » ad hoc « , signifiant ce qui convient au sujet, à la situation. » Cette définition a l’avantage d’inverser la logique de référence hiérarchique qui donne la priorité à la structure de référence au détriment de l’objectif visé. «
» Favoriser l’accès à l’autonomie représente une révolution très profonde dans l’administration « , poursuit Pierre Avoine. Ce changement de paradigme a des conséquences technologiques très importantes : l’autonomie a un impact sur l’architecture, par exemple, qui passe du mode client-serveur au web. Par ailleurs, la finalité de l’e-administration n’est pas la même que celle de l’administration : » Elle passe d’un traitement égalitaire entre tous les citoyens, à des services individualisés « , commente le DI.
La cartographie du SI pour appréhender la complexité
Pour expliciter et faire comprendre les communications entre les applications, la nouvelle organisation et la différenciation entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre, le DI a utilisé le modèle Mega de décomposition en quatre couches, montrant bien l’impact des structures métiers sur le système d’information.
» La cartographie et très efficace pour montrer aux responsables de service l’origine d’un problème : par exemple, l’informatique peut s’arrêter de fonctionner lorsque la température est trop élevée. Cela n’est pas le fait de la Direction Informatique, mais du responsable de l’infrastructure du bâtiment. Cette connaissance permet aux services de mieux maîtriser le système, c’est donc un élément de gratification « , souligne Pierre Avoine.
Afin de relier entre elles les différentes applications, et surtout favoriser la communication entre les divers métiers du CG50, le DI a mis en place un référentiel unique à l’aide des outils Mega.
» La constitution d’un référentiel commun est la base même des structures administratives. Ce référentiel servira de point d’échange entre les quelque 1500 utilisateurs du système d’information « , ajoute-t-il. » Mega est un constituant incontournable pour une meilleure compréhension du système de par la vue fonctionnelle qu’il fournit. «
Forts de cette connaissance, les utilisateurs du SI peuvent donner du sens à leur action, et mesurer sa valeur dans la problématique générale. Cette finalité est partagée par tous les individus à partir de trois principes de base : des règles communes, l’autonomie, la normalisation des échanges.
La démarche mise en oeuvre avec Mega
Les travaux engagés au CG50 avec Mega ont abouti, entre autres, à une cartographie disponible sur intranet.
Entre métier et architecture informatique, la démarche de cartographie comporte deux volets :
- connaître son existant, identifier les principales fonctions, métiers et dysfonctionnements, ainsi que les principales redondances d’information
- établir une cible fonctionnelle et métier : les principales fonctionnalités et les principaux besoins informatiques.
La cartographie consiste à décrire le système d’information selon quatre vues ou niveaux :
- la vue métier (quoi ? qui ? où ?)
- la vue organisation (comment ?)
- la vue applicative (avec quoi ?)
- la vue technique (dans quel environnement ?)
Les vues métier et organisation, comprenant les processus et l’ensemble des pratiques, sont obtenues à partir d’interviews des utilisateurs.
En parallèle, on établit une description des données utilisées, ainsi qu’une description détaillée de l’application. A partir de ces éléments, une architecture de référence est créée. Elle réalise la synthèse entre, d’une part, les dimensions technologiques, organisationnelles, économiques, culturelles, etc., et, d’autre part, les structures métiers.
A elle d’améliorer les performances, de faciliter la gouvernance, la gestion des connaissances, et de produire de nouveaux modes de fonctionnement au travers d’outils.
