Chronique de Kristel Gjata, M-Files
Que diriez-vous d’agir pour la planète tout en rendant les tâches quotidiennes plus faciles ?
Cela peut paraître antinomique à l’heure du tout numérique, mais, en moyenne, un employé de bureau use 10 000 feuilles de papier par an, 3 ramettes de papier par mois selon l’ADEME, et le papier représente 75% des déchets de bureau. Ces 20 dernières années, la consommation de papier a atteint 208 millions de tonnes aux États-Unis (contre 92 millions auparavant), soit une croissance de 126%.
Et encore, si cette consommation était vraiment nécessaire. Mais, selon une récente étude, 45% des documents imprimés finiraient à la poubelle avant la fin de la journée, 25% des documents sont jetés 5 minutes après leur impression selon l’ADEME. La même étude estime que les entreprises dépenseraient chaque année 120 milliards de dollars US dans des formulaires papiers. Heureusement, il existe une alternative plus écologique, et plus économique.
La numérisation et l’automatisation de la documentation permettent de gagner en efficacité et en productivité. Une fois les documents numérisés, chaque personne autorisée peut accéder à la toute dernière version et la partager en quelques millisecondes. Plus besoin d’imprimante, de fax ou de photocopieuse.
Le vert va bien aux entreprises
Le déploiement d’une solution de gestion documentaire dans le cadre d’une politique écologique ne sert pas seulement à éliminer le gaspillage de papier, elle améliore aussi l’image de l’entreprise. Elle montre aux partenaires et clients que l’entreprise s’efforce d’être plus respectueuse de l’environnement tout en créant potentiellement un cadre de travail plus agréable pour les employés.
D’après une étude de Neilsen, le caractère durable d’une entreprise est important pour une majorités des personnes – 85% des millennials et 79% de la génération X déclarant qu’il est « extrêmement ou très important pour eux que leur entreprise mette en place un programme en faveur de l’environnement. »
De nombreux consommateurs dans le monde entier changent leurs habitudes d’achats pour être en phase avec leurs valeurs. Alors toute entreprise doit agir pour l’environnement pour plaire aux populations éco-responsables.
La responsabilité sociétale des entreprises est engagée. Il faut agir pour la planète. Les solutions dématérialisées de gestion intelligente de l’information contribuent à la gouvernance de l’organisation, aux relations et conditions de travail et à l’environnement, 3 des 7 questions centrales de la démarche RSE, telles que décrites par la norme ISO 26000.
La gouvernance de l’organisation est facilitée par les workflows qui respectent le cycle de décision et permettent de répartir les responsabilités, les relations et conditions de travail sont améliorées par le partage d’information et les portails collaboratifs, et l’environnement est épargné en diminuant la consommation de papier.
Le zéro papier permet de gagner du temps
Les organisations qui ont dématérialisé leur documentation ne font pas que réduire leur impact sur l’environnement, en plus, elles sont bien plus performantes que celles qui continuent d’utiliser les documents papiers et les dossiers. Au regard des dépenses et des inconvénients liés à l’utilisation du papier, un système de gestion électronique des documents permet de gagner en efficacité et de réduire les coûts d’exploitation.
Publiée le 2 juin 2022 par JDnet
