Automatiser pour améliorer la gouvernance

Avec la pandémie de COVID-19 qui a fait basculer notre vie derrière l’écran, notre manière de collaborer et de communiquer a changé à tout jamais. Le volume et la diversité des informations et des contenus grandit chaque jour, et la mise en place d’une gouvernance efficace devient de plus en plus difficile pour de nombreuses entreprises.

Le travail à distance s’étant généralisé, il est plus que jamais important que les entreprises adoptent une solution de gestion de l’information qui garantisse une gouvernance réalisable, efficace et gagnante. Ces outils sont devenus le socle du travail hybride permettant aux collaborateurs de travailler où qu’ils soient, tout en leur permettant de gérer leur contenu, d’agir sur les informations encapsulées dans les données, et de les utiliser pour faire progresser leur activité.

Même à l’heure du tout numérique, les collaborateurs sont encore confrontés à des tâches de gouvernance manuelles ou à des processus de relecture et d’approbation trop lents.  Chaque minute passée à expliquer un processus métier – ou à tenter de faire fonctionner un nouveau logiciel – est une minute de perdue pour tirer des enseignements des données.

Face à ces obstacles, les entreprises optent pour une stratégie qui va les libérer d’un poids et leur permettre de se concentrer sur leur mission principale, en automatisant et en faisant progresser la gouvernance des données au sein d’une solution de gestion moderne de l’information.

En voici trois des principaux avantages :

• Etablir une politique cohérente de gestion des enregistrements: une gouvernance des données efficace permet aux organisations de gérer plus facilement leur contenu, de leur création jusqu’à leur archivage ou leur suppression. L’automatisation intègre les documents dans un workflow de gouvernance régi par un ensemble de règles, où ils peuvent être supprimés ou conservés selon leur nature et la politique choisie. Les organisations disposent ainsi d’une solution simple pour gérer les politiques de conservation et sécuriser les données sensibles, tout en maintenant la qualité des données et en réduisant les erreurs humaines.
• Gouverner tous les documents, dans tous les référentiels, même externes: les solutions de gestion de l’information basées sur les métadonnées permettent de gouverner le contenu conservé dans des référentiels externes et de le visualiser en contexte avec le contenu sauvegardé en interne, offrant ainsi une vue complète à 360 degrés de toutes les informations. Qu’ils soient internes ou externes, tous les fichiers qui répondent à certains critères, peuvent être automatiquement ajoutés au workflow de l’entreprise grâce aux métadonnées. Cela permet de standardiser toutes les informations contenues dans tous les référentiels avec des normes de gouvernance communes, sans l’intervention des collaborateurs. C’est la fin des transferts d’informations importantes comme les sauvegardes ou les documents de conformité dans des référentiels séparés. Les organisations évitent des projets de migration coûteux et obtiennent un retour sur investissement plus rapide de leur solution de gestion de l’information.
• Augmenter la productivité et permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée: les entreprises peuvent utiliser l’IA pour localiser et établir la valeur et le contexte du contenu, ainsi que les métadonnées pour caractériser chaque fichier afin de faciliter la recherche de documents en fonction de leur contenu. Ainsi, les collaborateurs peuvent retrouver facilement et en quelques secondes les informations qui leur sont utiles – où qu’elles se trouvent – en tapant quelques mots-clés sur le moteur de recherche. Cette rapidité ainsi que l’automatisation et la simplification des tâches de gouvernance, favorisent la productivité des équipes, sans exécutions manuelles sujettes aux erreurs. Elles peuvent se consacrer à des missions à valeur ajoutée, génératrices de revenus, et contribuer ainsi à la bonne marche et au développement de l’entreprise.

Alors que le travail hybride s’installe, la donnée est l’actif le plus précieux des organisations. Pour être efficaces, elles doivent s’éloigner des systèmes de gouvernance obsolètes qui font appel aux collaborateurs pour exécuter manuellement des stratégies de fédération élaborées, et adopter une approche entièrement automatisée de la gouvernance de l’information. Elles peuvent supprimer les silos de données et permettre à l’information de circuler librement dans l’organisation. Pour éviter d’imposer aux collaborateurs une multitude d’outils différents pour accomplir leurs missions quotidiennes, les organisations peuvent déléguer les tâches de gouvernance fastidieuses et répétitives à leur solution de gestion de l’information. Le gain est immédiat pour la croissance et la dynamique de l’organisation, les collaborateurs pouvant se concentrer sur des actions plus importantes.

Par Antti Nivala, Fondateur et CEO de M-Files, un leader mondial de la gestion de l’information