Face au défi de l’augmentation massive des informations dans les entreprises dans un monde où tout s’accélère, des solutions existent pour augmenter la productivité, améliorer l’efficacité et moderniser l’activité, notamment grâce à l’automatisation des tâches. Il est important que les entreprises s’y intéressent, car l’efficacité et la rapidité sont devenues des priorités pour rester dans la course…
L’automatisation permet d’accélérer les processus tout en éliminant les tâches répétitives, tout comme un logiciel de planning de télétravail si vous travaillez à distance. De plus, elle facilite le suivi et la répétition des opérations. On automatise rarement un processus dans sa totalité, comme dans le cadre de la gestion automatisée d’un parc informatique ou de la gestion d’inventaire par exemple.
Mais la rationalisation et la suppression des étapes manuelles, ainsi que les conseils qui en ressortent, peuvent avoir un réel impact sur le chiffre d’affaires de votre entreprise.
Passons en revue différents bénéfices pour votre organisation :
Productivité
Automatiser certaines tâches spécifiques permet de réduire de nombreuses tâches chronophages. L’automatisation guide l’utilisateur dans les opérations à accomplir, lui enlevant de la charge mentale et notamment celle de devoir se souvenir de l’endroit où sont enregistrés les documents.
Lors de l’ouverture d’un nouveau dossier client, le contexte de ce client peut être rappelé automatiquement, et des documents préremplis peuvent être créés pour gagner du temps. De même, lors de la livraison du service ou du produit, l’automatisation des processus permet de vérifier que toutes les modifications et validations requises ont été respectées avant la livraison finale.
Sécurité
L’automatisation garantit que les processus sont exécutés en temps et en heure, par les bonnes personnes. Les bons workflows, les contrôles de sécurité, la gestion des enregistrements et les approbations se font automatiquement, ce qui empêche les erreurs humaines.
Conformité
La gestion de l’information occupe une part importante dans le respect de la conformité, notamment dans les secteurs industriels très réglementés.
L’automatisation des processus permet d’appliquer automatiquement les règles de l’entreprise, la sécurité des documents et de garantir que la création, la sauvegarde, l’utilisation et la conservation des fichiers sont faites dans le respect des conditions réglementaires. Automatiser les processus aide à imposer que les projets se déroulent comme sur des rails, selon les étapes et les règles établies, pour respecter la conformité, et garantir que seules les personnes qui y sont autorisées accèdent aux documents sensibles.
Contrôle
L’automatisation permet également de retracer l’historique des versions d’une information afin de déceler des pistes d’audit instantanément. Chaque étape est documentée automatiquement avec une date et une heure, ce qui fournit à l’entreprise une piste d’audit pour chaque document, facilite ainsi le contrôle et permet de garantir la conformité. Ceci est très utile en cas d’audit externe, pour prouver le suivi d’un processus et l’accès règlementé à l’information. Par exemple, il est facile à une entreprise ayant automatisé ses processus de gestion de la qualité de démontrer qu’elle traite correctement les actions correctives et préventives dans le cadre de sa certification ISO.
Quelques conseils pour bien commencer son automatisation des workflows
Les entreprises font l’acquisition de logiciels au fur et à mesure, un ERP, un CRM, un logiciel de Ressources Humaines, et il est important de ne pas multiplier les opérations pour chacun des nouveaux outils. L’automatisation des workflows peut être l’élément central qui va les faire communiquer les uns avec les autres.
Pour bien aborder la mise en place de l’automatisation des workflows, il est préférable de commencer petit pour grossir ensuite. C’est-à-dire que nous conseillons de choisir un processus pas trop complexe à automatiser pour débuter et valider la solution, pour faciliter la gestion du changement et apprendre à mettre en œuvre l’automatisation au mieux dans l’organisation ; un processus non critique pour minimiser les effets d’éventuelles difficultés ou de retards dans l’implémentation, avec un périmètre limité. Il n’est pas recommandé de commencer par un workflow qui impacte l’ensemble de l’entreprise. Les tests et les itérations sont plus efficaces lorsque le nombre d’utilisateurs est réduit, pour avoir le retour le plus constructif possible.
Une fois que l’automatisation de ce processus non critique est maîtrisée, il est plus facile de s’appuyer sur cette base pour en automatiser d’autres, plus complexes. Démarrer petit à petit permet de mieux comprendre et de définir ses objectifs de mise en œuvre d’une solution automatisée, afin de s’assurer que l’automatisation améliore les processus au fil du temps et apporte la valeur souhaitée.
Le danger avec l’automatisation des workflows est que les personnes sont tellement habituées à manipuler l’information manuellement qu’elles ont l’impression que ça fait partie intégrante de leur mission, alors qu’il ne s’agit en réalité que d’une tâche chronophage. Leur faire prendre conscience que l’automatisation va leur permettre de se concentrer sur des opérations plus intéressantes est la clé de la réussite d’un tel projet.
L’automatisation des processus est la garantie de vivre sereinement la montée en puissance des volumes d’informations générés, manipulés et collectés via différentes sources dans l’organisation, dans un monde en pleine évolution. En commençant petit et en communiquant sur l’intérêt pour les utilisateurs, l’automatisation des workflows peut améliorer l’efficacité, la productivité et la conformité.
Par Antti Nivala, Fondateur et CEO de M-Files, un leader mondial de la gestion de l’information.
