Une tribune de Courtney Kunzig, Industry Solutions Manager Accounting chez M-Files.
La pression du marché et les avances technologiques sont telles que les cabinets comptables doivent étudier les solutions logicielles qui leur permettront de rester compétitifs et de répondre aux nouvelles demandes de leurs clients.
L’attitude vis-à-vis de la technologie a bien évolué. Selon une étude de Thomson Reuters 2023 State of the Tax Professionals Report, 52 % des cabinets comptables veulent proposer des formations aux nouveaux logiciels de fiscalité à l’ensemble de leurs collaborateurs, démontrant ainsi leur volonté de tirer profit des nouvelles technologies en la matière.
Cependant, il reste du chemin à faire pour que le secteur s‘approprie les nouvelles technologies innovantes.
Les cabinets comptables doivent identifier les domaines qui peuvent être améliorés et les solutions qui pourraient les y aider. Des outils trop compliqués seraient contreproductifs.
Améliorer la communication externe
Les clients réclament de la visibilité à chaque étape d’une mission pour s’assurer que les délais soient respectés. Certains logiciels permettent aux clients de voir l’avancée des activités en temps réel, et donc de comprendre les prochaines étapes nécessaires.
Le fait de leur donner accès à certains documents et dossiers de travail leur offre une expérience collaborative permettant aux informations d’être vérifiées plus rapidement, ce qui permet ainsi d’anticiper les calculs avec plus de précision. Cela réduit le nombre de goulets d’étranglement et garantit l’homogénéité de la charge de travail et du temps de réalisation.
En plus, les outils collaboratifs permettent aux cabinets comptables d’attribuer des droits spécifiques aux clients pour qu’ils voient l’ensemble des documents et données qui leur sont utiles, tout en préservant la confidentialité de ce qui est propre au cabinet.
Ainsi la technologie améliore la vitesse à laquelle les clients fournissent les informations nécessaires à la bonne exécution de la mission, mais aussi leur expérience globale puisqu’ils se sentent informés à toutes les étapes.
Offrir un portail client pour une meilleure interaction
Les portails clients sont un moyen de communication rapide et sécurisé pour faire le lien entre les clients et les équipes comptables. Ils constituent un endroit centralisé où sont partagés et mis à jour tous les documents et l’ensemble des données, même si les équipes changent de part et d’autre.
Tout est à portée de clic des équipes comptables et des clients, pour faire gagner du temps à tout le monde et éviter les multiples demandes.
Ils offrent de surcroît une couche de sécurité supplémentaire car les comptables ont souvent recours à des outils qui ne sont pas toujours sécurisés pour partager des fichiers de grande taille. Avec un portail client, le transfert de fichiers volumineux se fait aisément et sans risque.
Lorsqu’ils sont bien mis en œuvre, ces outils améliorent la communication externe en offrant une vue à 360 degrés de tous les contenus pertinents sans les migrer, les synchroniser ou les dupliquer, améliorant ainsi l’expérience de collaboration tout en préservant la sécurité et la conformité.
Le portail client permet également aux clients d’accéder aux informations à tout moment, sans perturber leur travail. Les comptables ont leurs habitudes et, par le biais du portail, les clients peuvent savoir à quel moment s’attendre à envoyer et recevoir des documents au lieu de les recevoir par le biais d’une plateforme de signature électronique, d’e-mails et autres.
Le portail client est aussi une opportunité pour les cabinets comptables d’étendre leur couverture géographique car les clients n’ont plus besoin de venir au cabinet pour échanger.
Optimiser l’expérience client en connectant le back-end et le front-end
Le front-end correspond à l’interface avec le client et le back-end au travail interne. Connecter les deux permet d’échanger des données de manière sécurisée, d’éviter les doublons, et d’offrir au client une visibilité en temps réel.
La connexion est à la fois bénéfique pour les collaborateurs et pour les clients, tous profitant d’une interface plus facile à comprendre et à utiliser.
Choisir le bon outil
Alors que les comptables entrent dans une nouvelle ère, numérique et collaborative, les cabinets doivent choisir les bons outils, qui répondent le mieux à leurs besoins et améliorent la qualité de leur activité.
Si les outils sont mis en œuvre correctement, les cabinets seront en mesure de répondre aux demandes croissantes des clients sans que les comptables soient mobilisés, la communication et la collaboration étant améliorées, leur laissant le temps de se consacrer à des tâches plus intéressantes.
Publiée le 2 octobre 2023 par Le Monde du chiffre
