par Antti Nivala, M-Files
Ces dernières années, notre rapport au travail a changé et les entreprises sont touchées en plein cœur par les révolutions sociétales. Plus récemment, c’est la définition du bureau qui a évolué, sa matérialisation dans l’entreprise n’étant plus si évidente, une chambre, une salle à manger, un bar, un extérieur pouvant faire office de bureau. Les entreprises ont mis du temps à adopter le travail hybride et aujourd’hui sa généralisation accélère les besoins de transformation digitale.
La pandémie a perturbé l’organisation des entreprises et leur manière de satisfaire le client, ce qui a conduit nombre d’entre elles à repenser leur manière de travailler pour assurer leur survie. Nombreuses sont celles qui ont accéléré le calendrier pour pouvoir s’adapter rapidement aux problèmes de supply chain, à la pression sur le temps de mise sur le marché, et à la demande fluctuante des clients.
Selon un récent guide édité par International Data Corporation (IDC), les dépenses dans la transformation digitale ne vont cesser d’augmenter, approchant 6 800 milliards de dollars d’ici 2023 avec un taux annuel de croissance de 15,5%.
Cette transformation s’accompagne d’une croissance du nombre de données générées, traitées et collectées à partir de sources diverses, en rupture avec l’approche traditionnelle de l’organisation du savoir.
Le challenge de l’architecture en dossiers et des données invisibles
L’ancienne méthode de stockage en dossiers n’est plus adaptée aujourd’hui. Cette approche supposait que tout employé d’une organisation classe ses documents selon les mêmes paramètres – ce qui était illusoire.
Résultat : du temps passé à rechercher des documents ou à en recréer plutôt qu’à se concentrer sur son cœur de métier. Et avec les travailleurs distants devant accéder à des données issues de sources multiples, cela se complique encore. Selon le cabinet d’analyse Forrester, 73% des données de l’entreprise ne sont pas utilisées à des fins stratégiques. La plupart des données peuvent être considérées comme invisibles, perdues ou trop difficiles à retrouver pour être utiles.
Les données sensibles échappent à la gouvernance parce qu’elles ne sont pas détectables ou stockées dans des systèmes dotés de contrôles de sécurité rigides. Les employés sont malgré eux obligés d’utiliser des services de synchronisation de fichiers peu sûrs et non agréés pour partager des informations sensibles avec des clients car il n’existe pas d’alternative facile à utiliser, ce qui augmente le risque de fuite de données et d’atteinte à la réputation de l’entreprise.
En résulte que les employés ne peuvent pas accéder à l’information dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin, ce qui entrave leur capacité à collaborer avec leurs collègues et clients, et met en péril la sécurité des données sensibles.
Intégrer une gestion de l’information moderne à sa transformation digitale
La productivité ne doit pas pâtir de l’incapacité à retrouver un document. L’Information est au coeur de la réussite d’une entreprise et il est impératif qu’elle soit accessible facilement, pour être utilisée et partagée.
La dématérialisation ne doit pas se limiter à la numérisation des documents. Les entreprises doivent intégrer une stratégie de modernisation de la gestion de l’information dans leur transformation digitale, afin de convertir les données en informations exploitables.
A cela plusieurs bénéfices :
- Une source d’information unique pour des données justes
Avec 69% des collaborateurs utilisant l’email pour stocker et gérer certaines informations et 52% des entreprises utilisant au moins quatre systèmes de contenus, de nombreuses informations sont inutilisables. L’approche moderne de la gestion de l’information rend accessible toute information où qu’elle soit, offrant ainsi une source d’information unique à la donnée juste, et permettant une prise de décision éclairée.
- La bonne information à la bonne personne
Les plateformes de gestion de l’information peuvent aider à mettre automatiquement en place des autorisations, soulageant les organisations et évitant tout risque de voir des documents sensibles tomber entre de mauvaises mains.
Les entreprises ont une parfaite vision des personnes habilitées à consulter les documents aux différentes étapes d’un processus et sont en mesure de modifier automatiquement cet accès lorsque les employés quittent leur poste ou occupent de nouvelles fonctions. Aucune réflexion n’est requise, cela se fait automatiquement.
- Une efficacité accrue
Les processus manuels sont sources d’erreurs. Pour être véritablement numériques, les entreprises doivent automatiser les tâches routinières pour que les employés puissent se consacrer à des missions à valeur ajoutée.
Les workflows contribuent à la rapidité, l’intelligence et la traçabilité des processus métiers et garantissent que le travail est effectué à temps et que les informations sont transmises de manière proactive et efficace aux employés, aux clients et aux partenaires.
- Une meilleure collaboration interne et externe
Le travail à distance peut représenter un défi pour le travail collaboratif, l’interaction n’étant pas aussi naturelle que dans un bureau.
Une solution de gestion intelligente de l’information permet aux travailleurs intellectuels de partager l’information avec leurs collègues comme avec les personnes externes, les clients par exemple, en temps-réel, sans risque de doublon ou de pièce jointe perdue, et garantit que chacun a la même dernière version du document.
- La conformité aux dernières réglementations
Les audits, la conformité réglementaire, et la confidentialité des données sont critiques pour toutes les entreprises. Les organisations ont besoin d’une solution plus accessible pour obtenir des pistes d’audit fiables en temps réel.
Une approche moderne de la gestion de l’information fournit les garde-fous nécessaires pour contrôler facilement les droits d’accès des utilisateurs à l’aide de métadonnées, ainsi que pour automatiser la vérification des versions et les pistes d’audit afin que rien n’échappe aux exigences de sécurité et conserver la protection des informations sensibles.
- Des fondations pour les futures innovations
Les bases sont posées pour aborder les futures innovations avec l’analytique, le machine learning et l’intelligence artificielle.
Grâce à un contrôle attentif des bases de données, des droits d’accès, et de la conformité, il est possible de passer à l’étape suivante.
Créer un plan d’action pour une transformation digitale efficace
Dans le cadre de la transformation digitale, au-delà du remplacement des anciens systèmes non compatibles avec de nouvelles initiatives, chaque composant qui peut être déplacé dans la nouvelle infrastructure, souvent cloud, doit l’être, et tout code existant qui peut être optimisé au niveau du back-end sans modifier le comportement ou les fonctionnalités du front-end doit être utilisé dans la mesure du possible.
Le plan d’action pour la transformation digitale doit reposer sur l’activité actuelle de l’entreprise et les attentes vis-à-vis du numérique. Les besoins futurs sont importants pour déterminer le moment auquel il est opportun de dérouler le plan d’action, et sélectionner un ou deux objectifs clés autour duquel construire ce plan.
Les silos de données sont des obstacles à la transformation digitale. Si les employés ne savent pas où sont les informations ni lesquelles sont importantes, il sera difficile d’être sûr que tout a basculé d’un système à l’autre sans perte. Les données doivent circuler librement dans toute l’organisation – des ressources humaines à la finance, de l’informatique au légal.
Même si le changement est intimidant, la transformation digitale est nécessaire et un plan d’action permet un bon accompagnement.
L’explosion de la quantité de données doit être une chance et non un obstacle, c’est pourquoi il est important de mettre en place une gestion intelligente de l’information donnant l’accès aux données aux bonnes personnes, afin que celles-ci soient en position de prendre les bonnes décisions.
L’information est au cœur de la transformation digitale et elle doit être un moteur de croissance.
Publiée le 3 mars 2022 par Economie Matin
