Les solutions d’Enterprise Content Management (ECM) qui sont diffusées dans les couches métier et qui se sont dotées de puissantes fonctionnalités de collaboration, peuvent jouer un rôle de facilitateur en devenant la dorsale du système d’information.
On le voit dans les entreprises internationales, multisites, où chaque collaborateur se connecte via son ECM à ses documents, qui s’ouvrent dans le logiciel métier dans lequel il a été créé.
Il ne s’agit pas de faire de la simple gestion documentaire, il s’agit de contextualiser l’information pour que chacun, quelle que soit sa culture, sa langue, et sa logique de recherche trouve l’information en se demandant quelle information il cherche et non où est l’information qu’il cherche.
Pour ce faire, les plateformes de gestion de l’information doivent être repensées autour d’une source unique de l’information, partageable avec les partenaires externes, avec autorisation, sans duplication d’information. L’information doit être retrouvée en soumettant des mots clés ou en langage naturel, une tendance qui se développe, grâce à une étude sémantique pertinente.
Et, alors qu’avec la diminution des marges liées à l’inflation et à l’augmentation du prix de l’énergie, le maître-mot aujourd’hui est la rentabilité pour les entreprises, et le temps étant de l’argent, l’information devra être poussée vers l’utilisateur, à la Netflix, en proposant les documents les plus susceptibles d’être recherchés en fonction de son profil, de ses habitudes. Quand on sait qu’on estime à 700 heures par année et par employé le temps passé à rechercher une information, le fait de pousser l’information représente un gain de temps non négligeable. Sans oublier les 236 heures/an/employé perdues pour cause de confusion. Grâce à l’intelligence artificielle, on peut afficher le bon contenu, à la bonne personne, au bon moment.
Les solutions de gestion de l’information sont pour la plupart connectées au progiciel de gestion intégrée de l’entreprise, l’ERP, et interfacées avec de nombreux outils de production. De plus en plus, elles s’intègrent également avec les logiciels RH, de vente, de marketing, de relation client, et les outils collaboratifs. D’ailleurs, ces derniers, à l’image de Teams, sont un bon canal de collaboration avec l’extérieur et, à terme, pourront devenir une porte d’entrée des partenaires externes vers l’information partagée par l’entreprise, en se connectant directement à la plateforme de gestion de l’information. Celle-ci pourra apparaître comme un widget à ajouter à son logiciel Teams ou SalesForce par exemple.
Alors qu’elle a été vue comme un plus utile mais non indispensable, la gestion de l’information, bien pensée, collaborative, interfacée, va devenir la dorsale informatique des entreprises qui s’internationalisent.
